我们如何开会 👥#

会议应当加速决策和协作，而不是取代专注的工作。在安排会议之前，先判断异步更新是否能达到相同的效果。

准备#

• 明确成果： 说明会议应当产生的决策、讨论或交付物。
• 分享议程： 提前将讨论话题和任何预读材料添加到邀请中，以便参与者做好准备。
• 有意识地邀请： 邀请需要贡献力量或做出决策的人。将会议记录分享给其他人。
• 合理安排时间： 尊重跨地区的当地工作时间，并为定期会议轮换不便的时间。
• 严格限定会议时间： 只预留达成既定成果所需的时间。

设置#

• 包含核心要素： 在日历邀请中添加视频通话链接、议程和共享文档。
• 测试设备： 对于混合会议，请在预定开始时间前检查麦克风、摄像头和显示屏。
• 准备就绪： 按时出席，在虚拟会议期间保持摄像头开启，并在背景噪音可能分散他人注意力时将其静音。
• 妥善记录纪要： 在合适时使用公司批准的 AI 记录工具。让参与者了解任何录音或转录情况，切勿将敏感信息输入未批准的工具中。

参与#

• 保持专注： 关闭通知，关闭无关的标签页，并为既定成果贡献力量。
• 留出空间给他人： 邀请较少发言的参与者参与并避免打断他人。在较大的虚拟会议中，请使用举手功能。
• 保持讨论专注： 遵循议程，将无关话题留到以后再讨论，而不是延长会议时间。

跟进#

• 分享成果： 在 24 小时内发送简明扼要的纪要，包括决策和未决问题。
• 指派行动项： 为每项任务指定清晰的负责人和截止日期。
• 安全存储材料： 将会议记录、录音、转录和演示文稿保存在具有适当访问权限的已批准共享位置。

这些做法有助于我们带着准备出席会议，尊重彼此的时间，并让每次会议都在结束时随时准备付诸行动。