Cómo nos reunimos 👥#

Las reuniones deben acelerar las decisiones y la colaboración, no sustituir el trabajo enfocado. Antes de programar una, decide si una actualización asíncrona lograría el mismo resultado.

Prepárate#

• Define el resultado: Establece la decisión, el debate o el entregable que la reunión debe producir.
• Comparte una agenda: Añade los temas y cualquier lectura previa a la invitación con la antelación suficiente para que los participantes se preparen.
• Invita intencionadamente: Incluye a las personas que necesiten contribuir o decidir. Comparte las notas con los demás.
• Programa con atención: Respeta las horas de trabajo locales en las distintas regiones y rota los horarios incómodos para las reuniones recurrentes.
• Limita el tiempo de la reunión: Reserva únicamente el tiempo necesario para alcanzar el resultado indicado.

Configura#

• Incluye lo esencial: Añade la videollamada, la agenda y los documentos compartidos a la invitación del calendario.
• Prueba la sala: Para las reuniones híbridas, comprueba el micrófono, la cámara y la pantalla antes de la hora de inicio programada.
• Únete preparado: Llega a la hora, mantén la cámara encendida durante las reuniones virtuales y silencia el micrófono cuando el ruido de fondo pueda distraer a los demás.
• Toma notas adecuadamente: Utiliza un asistente de notas de IA aprobado por la empresa cuando sea oportuno. Informa a los participantes de cualquier grabación o transcripción, y no introduzcas información sensible en herramientas no aprobadas.

Participa#

• Mantén la presencia: Silencia las notificaciones, cierra las pestañas no relacionadas y contribuye al resultado indicado.
• Deja espacio para los demás: Invita a los participantes más callados a contribuir y evita interrumpir. En reuniones virtuales más grandes, utiliza la función de levantar la mano.
• Mantén el debate enfocado: Sigue la agenda y anota los temas no relacionados para más tarde en vez de alargar la reunión.

Haz el seguimiento#

• Comparte el resultado: Envía notas concisas en un plazo de 24 horas, incluyendo las decisiones y las preguntas sin resolver.
• Asigna tareas: Dale a cada tarea un responsable claro y una fecha límite.
• Almacena los materiales de forma segura: Guarda las notas, grabaciones, transcripciones y presentaciones en una ubicación compartida aprobada con el acceso adecuado.

Estas prácticas nos ayudan a llegar preparados, respetar el tiempo de los demás y salir de cada reunión listos para actuar.