Cómo nos reunimos 👥
Las reuniones deben agilizar la toma de decisiones y la colaboración, no sustituir el trabajo concentrado. Antes de programar una, decide si una actualización asíncrona lograría el mismo resultado.
Prepárate#
- Define el resultado: especifica qué decisión, debate o entrega debe producir la reunión.
- Comparte un orden del día: añade los temas y cualquier lectura previa a la invitación con tiempo suficiente para que los participantes puedan prepararse.
- Invita con criterio: incluye a las personas que deban contribuir o tomar decisiones. Comparte las notas con las demás.
- Programa con consideración: respeta los horarios laborales locales de las distintas regiones y alterna los horarios menos convenientes en las reuniones periódicas.
- Limita la duración de la reunión: reserva solo el tiempo necesario para alcanzar el resultado previsto.
Organiza todo#
- Incluye lo esencial: añade la videollamada, el orden del día y los documentos compartidos a la invitación del calendario.
- Comprueba la sala: en las reuniones híbridas, revisa el micrófono, la cámara y la pantalla antes de la hora de inicio prevista.
- Conéctate a punto: llega a la hora, mantén la cámara encendida durante las reuniones virtuales y silencia el micrófono cuando el ruido de fondo pueda distraer a los demás.
- Toma notas de forma adecuada: usa una herramienta de IA para tomar notas aprobada por la empresa cuando sea apropiado. Informa a los participantes de cualquier grabación o transcripción y no introduzcas información confidencial en herramientas no aprobadas.
Participa#
- Mantén la atención: silencia las notificaciones, cierra las pestañas que no tengan relación con la reunión y contribuye al resultado previsto.
- Deja espacio a los demás: invita a participar a quienes intervengan menos y evita interrumpir. En las reuniones virtuales con muchos participantes, usa la función de levantar la mano.
- Mantén el debate centrado: sigue el orden del día y anota los temas que no guarden relación para tratarlos más adelante, en lugar de alargar la reunión.
Haz seguimiento#
- Comparte el resultado: envía notas concisas en un plazo de 24 horas, con las decisiones y las preguntas pendientes.
- Asigna tareas: asigna a cada tarea una persona responsable y una fecha límite claras.
- Guarda los materiales de forma segura: almacena las notas, grabaciones, transcripciones y presentaciones en una ubicación compartida aprobada y con los permisos de acceso adecuados.
Estas prácticas nos ayudan a llegar preparados, respetar el tiempo de los demás y terminar cada reunión listos para actuar.
