Cómo nos reunimos 👥#

Las reuniones deben acelerar las decisiones y la colaboración, no sustituir el trabajo concentrado. Antes de programar una, decide si una actualización asíncrona conseguiría el mismo resultado.

Prepárate#

• Define el resultado: Indica la decisión, el debate o el entregable que debe producir la reunión.
• Comparte un orden del día: Añade los temas y cualquier material de lectura previa a la invitación con suficiente antelación para que los participantes puedan prepararse.
• Invita de forma intencionada: Incluye a las personas que necesiten contribuir o tomar decisiones. Comparte las notas con el resto.
• Programa con atención: Respeta el horario laboral local en las distintas regiones y alterna los horarios inconvenientes para las reuniones recurrentes.
• Limita la duración de la reunión: Reserva únicamente el tiempo necesario para alcanzar el resultado establecido.

Configura#

• Incluye lo esencial: Añade la videollamada, el orden del día y los documentos compartidos a la invitación del calendario.
• Comprueba la sala: En las reuniones híbridas, comprueba el micrófono, la cámara y la pantalla antes de la hora de inicio prevista.
• Únete preparado: Llega a tiempo, mantén la cámara encendida durante las reuniones virtuales y silencia el micrófono cuando el ruido de fondo pueda distraer a los demás.
• Toma notas adecuadamente: Utiliza una herramienta de IA para tomar notas aprobada por la empresa cuando sea apropiado. Informa a los participantes de cualquier grabación o transcripción y no introduzcas información sensible en herramientas no aprobadas.

Participa#

• Mantente presente: Silencia las notificaciones, cierra las pestañas que no estén relacionadas y contribuye al resultado establecido.
• Deja espacio para los demás: Invita a los participantes más callados a contribuir y evita interrumpir. En las reuniones virtuales más grandes, utiliza la función de levantar la mano.
• Mantén el debate centrado: Sigue el orden del día y apunta los temas no relacionados para tratarlos más adelante en lugar de alargar la reunión.

Haz seguimiento#

• Comparte el resultado: Envía notas concisas en un plazo de 24 horas, incluidas las decisiones y las cuestiones sin resolver.
• Asigna tareas: Da a cada tarea una persona responsable y una fecha límite claras.
• Guarda los materiales de forma segura: Conserva las notas, grabaciones, transcripciones y presentaciones en una ubicación compartida aprobada con el nivel de acceso adecuado.

Estas prácticas nos ayudan a llegar preparados, respetar el tiempo de los demás y terminar cada reunión listos para actuar.