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Link to this sectionPolítica de viajes para empleados de Ultralytics 🌐#

Link to this sectionÁmbito 📌#

Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos profesionales. Los empleados son responsables de realizar sus propios preparativos de viaje mientras siguen las directrices descritas en esta política.

Link to this sectionResponsabilidades del empleado 📋#

Requiere aprobación previa

Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por tu manager antes de realizar la reserva. Los viajes no aprobados podrían no ser reembolsados.

  • El viaje debe ser fundamental para el negocio, rentable y aprobado por tu manager antes de la reserva
  • Las solicitudes de gastos deben incluir una descripción clara del propósito comercial
  • Envía los gastos puntualmente y, a ser posible, antes de la fecha límite de reembolso mensual

Link to this sectionProcedimientos de reembolso 💰#

graph TD
    A[Travel Need] --> B{Cost Estimate}
    B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]
    B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]
    C --> E[Travel]
    D --> F[Receive Approval]
    F --> G[Receive Payment]
    G --> E
    E --> H[Submit Receipts]
    H --> I[Reimbursement/Reconciliation]

    style B fill:#e1f5ff
    style D fill:#fff3cd
    style C fill:#d4edda

Proceso de reembolso estándar:

  1. Paga los gastos personalmente durante el viaje
  2. Envía los recibos con el propósito comercial antes de la fecha límite mensual
  3. Recibe los gastos de viaje aprobados juntos en el siguiente lote de reembolsos mensuales
Mejor práctica

La fecha límite mensual es el día 25 del mes, o el día laborable anterior si el 25 cae en fin de semana o festivo de la empresa.

Link to this sectionDietas 💳#

Qué cubren las dietas

Dieta total = Alojamiento + M&IE (Comidas, gastos imprevistos y otros)

  • Alojamiento
  • Todas las comidas (desayuno, comida, cena)
  • Propinas y gratificaciones
  • Transporte terrestre (taxi, metro, autobús)
  • Costes imprevistos (lavandería, aparcamiento, etc.)

Los empleados que viajen por negocios recibirán una dieta diaria basada en su destino. Las siguientes tarifas se revisan anualmente y se actualizan cuando Finanzas publica un nuevo calendario:

PaísCiudadAlojamientoM&IEDieta total
China 🇨🇳Pekín$123.50$69.00$192.50
Shanghái$187.50$80.00$267.50
Shenzhen$115.00$71.00$186.00
Hong Kong$177.50$90.00$267.50
Francia 🇫🇷París$255.50$86.50$342.00
Alemania 🇩🇪Berlín$135.50$72.50$208.00
Düsseldorf$159.00$75.50$234.50
Núremberg$147.50$75.50$223.00
Múnich$156.00$77.00$233.00
Italia 🇮🇹Roma$244.50$89.50$334.00
Japón 🇯🇵Tokio$187.50$65.00$252.50
Países Bajos 🇳🇱Ámsterdam$226.50$96.00$322.50
Eindhoven$117.00$70.50$187.50
Portugal 🇵🇹Lisboa$140.00$56.00$196.00
Singapur 🇸🇬Singapur$152.00$75.00$227,00
España 🇪🇸Barcelona$153,50$67,00$220,50
Madrid$187.50$68,50$256,00
Málaga$139,00$73,50$212,50
Reino Unido 🇬🇧Londres$212,00$87,00$299,00
Estados Unidos 🇺🇸Denver$161,25$69.00$230,25
Las Vegas$119,25$64,50$183,75
Los Ángeles$143,25$64,50$207,75
Santa Clara$153,50$59,50$213,00
Nueva York$256,50$69.00$325,50
San Francisco$204,00$69.00$273,00
San José$144,00$69.00$213,00

Link to this sectionMetodología 📚#

Cómo calculamos las dietas

Ultralytics basa las dietas diarias en fuentes oficiales del gobierno de EE. UU., ajustadas para reflejar el tamaño y las consideraciones presupuestarias de nuestra empresa.

RegiónFuenteTarifa de Ultralytics
🇺🇸 CONUSTarifas de dietas de la GSA75 % de la oficial
🌍 OCONUSDepartamento de Estado de EE. UU.50 % de la oficial
  • CONUS = Estados Unidos continental
  • OCONUS = Fuera de los Estados Unidos continentales
  • Tarifas revisadas y actualizadas anualmente el 1 de enero

Link to this sectionReserva de viajes 🛫#

Vuelos
  • Reserva con 14 días de antelación (nacionales)
  • Reserva con 21 días de antelación (internacionales)
  • Solo clase turista (sin excepciones)
  • Reembolsado por separado de la dieta
Alojamiento
  • Cubierto por la dieta de alojamiento
  • No reembolsado por separado
  • Reserva dentro del presupuesto de dietas
  • Ubicación adecuada para negocios
Transporte terrestre
  • Cubierto por la dieta de M&IE
  • Usa la opción más rentable
  • Taxi, metro, autobús, coche compartido permitidos
  • El alquiler de coches requiere aprobación previa
Rentabilidad
  • Elige opciones eficientes y económicas
  • Equilibra el coste con la comodidad
  • Los empleados organizan su propio viaje
  • Se requiere la aprobación del gerente
Consejos de reserva
  • Compara precios en múltiples plataformas
  • Considera aeropuertos alternativos para obtener mejores tarifas
  • Usa el portal de viajes de la empresa si está disponible
  • Reserva billetes reembolsables siempre que sea posible para mayor flexibilidad

Link to this sectionSostenibilidad ♻️#

Responsabilidad medioambiental

Prioriza las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Considera:

  • Videoconferencias para reuniones rutinarias
  • Combinar varios viajes en uno solo
  • Vuelos directos para reducir las emisiones
  • Transporte público cuando esté disponible

Link to this sectionInformes de gastos 🧾#

Requisitos de los recibos

Recibos necesarios para TODOS los reembolsos

  • Sube fotos claras o archivos PDF
  • Incluye detalles desglosados
  • Envía antes de la fecha límite de reembolso mensual siempre que sea posible
  • Usa el sistema de gestión de gastos Rippling

Link to this sectionExcepciones ⚠️#

¿Necesitas una excepción?

Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada previamente por tu gerente de línea antes del viaje.

Escenarios comunes de excepción:

  • Clase superior para vuelos de más de 8 horas (raramente aprobada)
  • Dieta más alta para circunstancias especiales
  • Coche de alquiler cuando no haya transporte público disponible
  • Estancias prolongadas por motivos de trabajo

Envía las solicitudes de excepción con:

  1. Justificación empresarial
  2. Comparativa de costes
  3. Opciones alternativas consideradas
  4. ROI o beneficio esperado

Las solicitudes se revisan caso por caso. Concede 5 días laborables para la aprobación.