Política de viajes de los empleados Ultralytics (2025) 🌐.
Ámbito de aplicación 📌
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos de trabajo. Los empleados son responsables de organizar sus propios viajes respetando las directrices establecidas en esta política.
Responsabilidades de los empleados 📋
Se requiere aprobación previa
Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por su superior antes de ser reservados. Los viajes no aprobados no podrán ser reembolsados.
- El viaje debe ser crítico para la empresa, rentable y aprobado por su jefe antes de reservarlo.
- Las solicitudes de reembolso de gastos deben incluir una descripción clara de la finalidad empresarial
- Presentar los gastos con prontitud, a ser posible dentro del mismo trimestre fiscal en que se hayan efectuado.
Procedimientos de reembolso 💰
graph TD
A[Travel Need] --> B{Cost Estimate}
B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]
B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]
C --> E[Travel]
D --> F[Receive Approval]
F --> G[Receive Payment]
G --> E
E --> H[Submit Receipts]
H --> I[Reimbursement/Reconciliation]
style B fill:#e1f5ff
style D fill:#fff3cd
style C fill:#d4eddaProceso estándar de reembolso:
- Pagar personalmente los gastos durante el viaje
- Presentar los recibos después del viaje para su reembolso
- Recibir el pago en un plazo de 7 días laborables
Buenas prácticas
Utilice una tarjeta de crédito personal con ventajas de viaje para obtener mejores recompensas y protección.
Proceso de reembolso anticipado:
- Presentar una solicitud de gasto con una estimación de costes y una justificación comercial
- Recibir la aprobación y el pago antes de incurrir en gastos
- Presentar los recibos después del viaje para su conciliación
Cronología
Espere 5 días laborables para la aprobación y tramitación del pago.
Dietas 💳
Qué cubren las dietas
Dietas totales = Alojamiento + M&IE (Comidas, Incidentes y Gastos)
Alojamiento Todas las comidas (desayuno, almuerzo, cena) Propinas Transporte terrestre (taxi, metro, autobús) Gastos accesorios (lavandería, aparcamiento, etc.)
Billete de avión (reembolsado por separado) Gastos personales Alcohol Entretenimiento
Los empleados que viajen por motivos de trabajo recibirán una dieta diaria en función de su destino. Las siguientes tarifas se aplicarán durante todo el año 2025 y se actualizarán el 1 de enero de 2026:
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Total Dietas |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | $123.50 | $69.00 | $192.50 |
| Shanghai | $187.50 | $80.00 | $267.50 | |
| Shenzhen | $115.00 | $71.00 | $186.00 | |
| Hong Kong | $177.50 | $90.00 | $267.50 | |
| Francia 🇫🇷 | París | $255.50 | $86.50 | $342.00 |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | $135.50 | $72.50 | $208.00 |
| Múnich | $156.00 | $77.00 | $233.00 | |
| Italia 🇮🇹 | Roma | $244.50 | $89.50 | $334.00 |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | $187.50 | $65.00 | $252.50 |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | $226.50 | $96.00 | $322.50 |
| Eindhoven | $117.00 | $70.50 | $187.50 | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | $140.00 | $56.00 | $196.00 |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | $152.00 | $75.00 | $227.00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153.50 | $67.00 | $220.50 |
| Madrid | $187.50 | $68.50 | $256.00 | |
| Málaga | $139.00 | $73.50 | $212.50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Londres | $212.00 | $87.00 | $299.00 |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161.25 | $69.00 | $230.25 |
| Las Vegas | $119.25 | $64.50 | $183.75 | |
| Los Angeles | $143.25 | $64.50 | $207.75 | |
| Nueva York | $256.50 | $69.00 | $325.50 | |
| San Francisco | $204.00 | $69.00 | $273.00 | |
| San José | $144.00 | $69.00 | $213.00 |
Metodología 📚
Cómo calculamos las dietas
Ultralytics basa las dietas diarias en fuentes oficiales del gobierno estadounidense, ajustadas para reflejar el tamaño de nuestra empresa y las consideraciones presupuestarias.
| Región | Fuente | Tasa de Ultralytics |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Dietas de la GSA | 75% de los funcionarios |
| 🌍 OCONUS | Departamento de Estado de EE.UU. | 50% de los funcionarios |
- CONUS = Estados Unidos continentales
- OCONUS = Fuera de los Estados Unidos continentales
- Tarifas revisadas y actualizadas anualmente el 1 de enero
Reserva de viajes 🛫
-
Vuelos
- Reserva con 14 días de antelación (nacional)
- Reserva con 21 días de antelación (internacional)
- Sólo clase turista (sin excepciones)
- Reembolso separado de las dietas
-
Alojamiento
- Cubierto por dietas de alojamiento
- No se reembolsan por separado
- Reservar dentro del presupuesto para dietas
- Ubicación adecuada para las empresas
-
Transporte terrestre
- Cubierto por la asignación M&IE
- Utilizar la opción más rentable
- Taxi, metro, autobús, coche compartido OK
- Los coches de alquiler requieren aprobación previa
-
Relación coste-eficacia
- Elija opciones eficientes y económicas
- Equilibrar costes y comodidad
- Los empleados organizan sus propios viajes
- Se requiere la aprobación del director
Consejos para reservar
- Compare precios en varias plataformas
- Considere aeropuertos alternativos para obtener mejores tarifas
- Utilizar el portal de viajes de la empresa si está disponible
- Para mayor flexibilidad, reserve billetes reembolsables siempre que sea posible
Sostenibilidad ♻️
Responsabilidad medioambiental
Dé prioridad a las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Considérelo:
- Videoconferencia para reuniones rutinarias
- Combinar varios viajes en uno
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- Transporte público cuando esté disponible
Informes de gastos 🧾
Requisitos de recepción
Se requieren recibos para TODOS los reembolsos
- Cargar fotos claras o PDF
- Incluya detalles pormenorizados
- Presentar dentro del mismo trimestre fiscal
- Utilizar el sistema de gestión de gastos Rippling
Excepciones ⚠️
¿Necesita una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada previamente por su superior jerárquico antes del viaje.
Escenarios de excepción habituales:
- Cabina Premium para vuelos de más de 8 horas (raramente aprobada)
- Dietas más elevadas en circunstancias especiales
- Coche de alquiler cuando no haya transporte público disponible
- Estancias prolongadas por motivos profesionales
Presente las solicitudes de excepción con:
- Justificación empresarial
- Comparación de costes
- Opciones alternativas consideradas
- Retorno o beneficio esperado
Las solicitudes se examinan caso por caso. El plazo de aprobación es de 5 días laborables.
