Política de viajes de los empleados de Ultralytics 🌐
Ámbito de aplicación 📌
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos de trabajo. Los empleados son responsables de organizar sus propios viajes, siempre que cumplan las directrices establecidas en esta política.
Responsabilidades de los empleados 📋
Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por tu superior antes de reservar. Es posible que no se reembolsen los gastos de viaje no autorizados.
- Los viajes deben ser imprescindibles para el negocio, rentables y estar aprobados por tu superior antes de realizar la reserva
- Las solicitudes de reembolso de gastos deben incluir una descripción clara de la finalidad comercial
- Presenta los gastos sin demora, a ser posible dentro del mismo trimestre fiscal en el que se hayan incurrido
Procedimientos de reembolso 💰
graph TD
A[Travel Need] --> B{Cost Estimate}
B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]
B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]
C --> E[Travel]
D --> F[Receive Approval]
F --> G[Receive Payment]
G --> E
E --> H[Submit Receipts]
H --> I[Reimbursement/Reconciliation]
style B fill:#e1f5ff
style D fill:#fff3cd
style C fill:#d4eddaProceso estándar de reembolso:
- Pagar los gastos de tu propio bolsillo durante el viaje
- Envía los recibos después del viaje para que te los reembolsen
- Recibe el pago en un plazo de 7 días laborables
Utiliza una tarjeta de crédito personal con ventajas para viajes para obtener mejores recompensas y mayor protección.
Tarifas diarias 💳
Importe total de las dietas = Alojamiento + Comidas, gastos varios y otros gastos
Alojamiento Todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena) Propinas Transporte terrestre (taxi, metro, autobús) Gastos varios (lavandería, aparcamiento, etc.)
Los empleados que viajen por motivos de trabajo recibirán una dieta diaria en función de su destino. Las siguientes tarifas se revisan anualmente y se actualizan cuando el Departamento de Finanzas publica una nueva tabla:
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Importe total de las dietas |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | $123.50 | $69.00 | $192.50 |
| Shanghái | $187.50 | $80.00 | $267.50 | |
| Shenzhen | $115.00 | $71.00 | $186.00 | |
| Hong Kong | $177.50 | $90.00 | $267.50 | |
| Francia 🇫🇷 | París | $255.50 | $86.50 | $342.00 |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | $135.50 | $72.50 | $208.00 |
| Düsseldorf | $159.00 | $75.50 | $234.50 | |
| Núremberg | $147.50 | $75.50 | $223.00 | |
| Múnich | $156.00 | $77.00 | $233.00 | |
| Italia 🇮🇹 | Roma | $244.50 | $89.50 | $334.00 |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | $187.50 | $65.00 | $252.50 |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | $226.50 | $96.00 | $322.50 |
| Eindhoven | $117.00 | $70.50 | $187.50 | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | $140.00 | $56.00 | $196.00 |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | $152.00 | $75.00 | $227.00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153.50 | $67.00 | $220.50 |
| Madrid | $187.50 | $68.50 | $256.00 | |
| Málaga | $139.00 | $73.50 | $212.50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Londres | $212.00 | $87.00 | $299.00 |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161.25 | $69.00 | $230.25 |
| Las Vegas | $119.25 | $64.50 | $183.75 | |
| Los Ángeles | $143.25 | $64.50 | $207.75 | |
| Santa Clara | $153.50 | $59.50 | $213.00 | |
| Nueva York | $256.50 | $69.00 | $325.50 | |
| San Francisco | $204.00 | $69.00 | $273.00 | |
| San José | $144.00 | $69.00 | $213.00 |
Metodología 📚
Cómo calculamos las tarifas diarias
Ultralytics basa sus tarifas diarias en fuentes oficiales del Gobierno de los Estados Unidos, ajustadas para reflejar el tamaño de nuestra empresa y consideraciones presupuestarias.
| Región | Fuente | Ultralytics Tarifa |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Tarifas de dietas de la GSA | 75% oficial |
| 🌍 fuera del territorio continental de EE. UU. | Departamento de Estado de los Estados Unidos | 50% oficial |
- CONUS = Estados Unidos continentales
- fuera del territorio continental de EE. UU. = Fuera de los Estados Unidos continentales
- Las tarifas se revisan y actualizan anualmente el 1 de enero
Reservas de viajes 🛫
- Libro con 14 días de antelación (nacional)
- Libro con 21 días de antelación (internacional)
- Solo en clase turista (sin excepciones)
- Se reembolsa por separado de las dietas
- Cubierto por la dieta de alojamiento
- No se reembolsa por separado
- Reservar dentro del presupuesto diario
- Ubicación adecuada para negocios
- Cubierto por la partida de M&IE
- Elige la opción más rentable
- Se admiten taxis, metro, autobús y vehículos compartidos
- Los coches de alquiler requieren una autorización previa
- Elige opciones eficientes y económicas
- Encuentra el equilibrio entre el coste y la comodidad
- Los empleados organizan sus propios viajes
- Se requiere la aprobación del responsable
- Compara precios en varias plataformas
- Considera la posibilidad de utilizar aeropuertos alternativos para conseguir mejores tarifas
- Utiliza el portal de viajes de la empresa, si está disponible
- Reserva billetes reembolsables siempre que sea posible para tener más flexibilidad
Sostenibilidad ♻️
Siempre que sea posible, da prioridad a las reuniones virtuales para minimizar el impacto medioambiental. Ten en cuenta lo siguiente:
- Videoconferencias para reuniones rutinarias
- Combinar varios viajes en un solo itinerario
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- El transporte público, cuando esté disponible
Informes de gastos 🧾
Se requieren recibos para TODOS los reembolsos
- Sube fotos nítidas o archivos PDF
- Incluir detalles detallados
- Presentar dentro del mismo trimestre fiscal
- Utiliza el sistema de gestión de gastos Rippling
Excepciones ⚠️
¿Necesitas una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe ser previamente aprobado por tu superior directo antes de viajar.
Situaciones habituales en las que se producen excepciones:
- Cabina Premium para vuelos de más de 8 horas (rara vez se aprueba)
- Diarias más elevadas en circunstancias especiales
- Alquiler de coches cuando no hay transporte público disponible
- Estancias prolongadas por motivos de trabajo
Envía las solicitudes de excepción a través de:
- Justificación comercial
- Comparación de precios
- Opciones alternativas consideradas
- Rentabilidad prevista o beneficio
Las solicitudes se evalúan caso por caso. La aprobación puede tardar hasta 5 días laborables.