Link to this sectionPolítica de viajes para empleados de Ultralytics 🌐#
Link to this sectionÁmbito 📌#
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos profesionales. Los empleados son responsables de realizar sus propios preparativos de viaje mientras siguen las directrices descritas en esta política.
Link to this sectionResponsabilidades del empleado 📋#
Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por tu manager antes de realizar la reserva. Los viajes no aprobados podrían no ser reembolsados.
- El viaje debe ser fundamental para el negocio, rentable y aprobado por tu manager antes de la reserva
- Las solicitudes de gastos deben incluir una descripción clara del propósito comercial
- Envía los gastos puntualmente y, a ser posible, antes de la fecha límite de reembolso mensual
Link to this sectionProcedimientos de reembolso 💰#
graph TD
A[Travel Need] --> B{Cost Estimate}
B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]
B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]
C --> E[Travel]
D --> F[Receive Approval]
F --> G[Receive Payment]
G --> E
E --> H[Submit Receipts]
H --> I[Reimbursement/Reconciliation]
style B fill:#e1f5ff
style D fill:#fff3cd
style C fill:#d4eddaProceso de reembolso estándar:
- Paga los gastos personalmente durante el viaje
- Envía los recibos con el propósito comercial antes de la fecha límite mensual
- Recibe los gastos de viaje aprobados juntos en el siguiente lote de reembolsos mensuales
La fecha límite mensual es el día 25 del mes, o el día laborable anterior si el 25 cae en fin de semana o festivo de la empresa.
Link to this sectionDietas 💳#
Dieta total = Alojamiento + M&IE (Comidas, gastos imprevistos y otros)
- Alojamiento
- Todas las comidas (desayuno, comida, cena)
- Propinas y gratificaciones
- Transporte terrestre (taxi, metro, autobús)
- Costes imprevistos (lavandería, aparcamiento, etc.)
Los empleados que viajen por negocios recibirán una dieta diaria basada en su destino. Las siguientes tarifas se revisan anualmente y se actualizan cuando Finanzas publica un nuevo calendario:
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Dieta total |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | $123.50 | $69.00 | $192.50 |
| Shanghái | $187.50 | $80.00 | $267.50 | |
| Shenzhen | $115.00 | $71.00 | $186.00 | |
| Hong Kong | $177.50 | $90.00 | $267.50 | |
| Francia 🇫🇷 | París | $255.50 | $86.50 | $342.00 |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | $135.50 | $72.50 | $208.00 |
| Düsseldorf | $159.00 | $75.50 | $234.50 | |
| Núremberg | $147.50 | $75.50 | $223.00 | |
| Múnich | $156.00 | $77.00 | $233.00 | |
| Italia 🇮🇹 | Roma | $244.50 | $89.50 | $334.00 |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | $187.50 | $65.00 | $252.50 |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | $226.50 | $96.00 | $322.50 |
| Eindhoven | $117.00 | $70.50 | $187.50 | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | $140.00 | $56.00 | $196.00 |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | $152.00 | $75.00 | $227,00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153,50 | $67,00 | $220,50 |
| Madrid | $187.50 | $68,50 | $256,00 | |
| Málaga | $139,00 | $73,50 | $212,50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Londres | $212,00 | $87,00 | $299,00 |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161,25 | $69.00 | $230,25 |
| Las Vegas | $119,25 | $64,50 | $183,75 | |
| Los Ángeles | $143,25 | $64,50 | $207,75 | |
| Santa Clara | $153,50 | $59,50 | $213,00 | |
| Nueva York | $256,50 | $69.00 | $325,50 | |
| San Francisco | $204,00 | $69.00 | $273,00 | |
| San José | $144,00 | $69.00 | $213,00 |
Link to this sectionMetodología 📚#
Cómo calculamos las dietas
Ultralytics basa las dietas diarias en fuentes oficiales del gobierno de EE. UU., ajustadas para reflejar el tamaño y las consideraciones presupuestarias de nuestra empresa.
| Región | Fuente | Tarifa de Ultralytics |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Tarifas de dietas de la GSA | 75 % de la oficial |
| 🌍 OCONUS | Departamento de Estado de EE. UU. | 50 % de la oficial |
- CONUS = Estados Unidos continental
- OCONUS = Fuera de los Estados Unidos continentales
- Tarifas revisadas y actualizadas anualmente el 1 de enero
Link to this sectionReserva de viajes 🛫#
- Reserva con 14 días de antelación (nacionales)
- Reserva con 21 días de antelación (internacionales)
- Solo clase turista (sin excepciones)
- Reembolsado por separado de la dieta
- Cubierto por la dieta de alojamiento
- No reembolsado por separado
- Reserva dentro del presupuesto de dietas
- Ubicación adecuada para negocios
- Cubierto por la dieta de M&IE
- Usa la opción más rentable
- Taxi, metro, autobús, coche compartido permitidos
- El alquiler de coches requiere aprobación previa
- Elige opciones eficientes y económicas
- Equilibra el coste con la comodidad
- Los empleados organizan su propio viaje
- Se requiere la aprobación del gerente
- Compara precios en múltiples plataformas
- Considera aeropuertos alternativos para obtener mejores tarifas
- Usa el portal de viajes de la empresa si está disponible
- Reserva billetes reembolsables siempre que sea posible para mayor flexibilidad
Link to this sectionSostenibilidad ♻️#
Prioriza las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Considera:
- Videoconferencias para reuniones rutinarias
- Combinar varios viajes en uno solo
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- Transporte público cuando esté disponible
Link to this sectionInformes de gastos 🧾#
Recibos necesarios para TODOS los reembolsos
- Sube fotos claras o archivos PDF
- Incluye detalles desglosados
- Envía antes de la fecha límite de reembolso mensual siempre que sea posible
- Usa el sistema de gestión de gastos Rippling
Link to this sectionExcepciones ⚠️#
¿Necesitas una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada previamente por tu gerente de línea antes del viaje.
Escenarios comunes de excepción:
- Clase superior para vuelos de más de 8 horas (raramente aprobada)
- Dieta más alta para circunstancias especiales
- Coche de alquiler cuando no haya transporte público disponible
- Estancias prolongadas por motivos de trabajo
Envía las solicitudes de excepción con:
- Justificación empresarial
- Comparativa de costes
- Opciones alternativas consideradas
- ROI o beneficio esperado
Las solicitudes se revisan caso por caso. Concede 5 días laborables para la aprobación.