Política de viajes para empleados de Ultralytics 🌐
Ámbito 📌#
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que tengan que viajar por motivos de trabajo. Los empleados son responsables de organizar sus propios viajes y de seguir las directrices que se describen en esta política.
Responsabilidades de los empleados 📋#
Tu responsable debe aprobar todos los viajes de trabajo antes de hacer la reserva. Es posible que no se reembolsen los viajes que no se hayan aprobado.
- El viaje debe ser imprescindible para el trabajo, rentable y aprobado por tu responsable antes de hacer la reserva
- Las solicitudes de reembolso deben incluir una descripción clara del motivo de trabajo
- Presenta los gastos cuanto antes y, si es posible, antes de la fecha límite mensual para los reembolsos
Procedimientos de reembolso 💰#
Proceso de reembolso estándar:
- Paga los gastos de tu bolsillo durante el viaje
- Presenta los recibos indicando el motivo de trabajo antes de la fecha límite mensual
- Recibe los gastos de viaje aprobados en un único pago en el siguiente lote mensual de reembolsos
La fecha límite mensual es el día 25 de cada mes o el día laborable anterior si el 25 cae en fin de semana o festivo de la empresa.
Importes de las dietas 💳#
Dieta total = Alojamiento + M&IE (comidas, gastos imprevistos y otros gastos)
- Alojamiento
- Todas las comidas (desayuno, comida y cena)
- Propinas
- Transporte terrestre (taxi, metro, autobús)
- Gastos imprevistos (lavandería, aparcamiento, etc.)
Los empleados que viajen por trabajo recibirán una dieta diaria según su destino. Todos los importes indicados a continuación están en USD y ya incluyen los ajustes de la empresa. Salvo en los cinco destinos indicados a continuación, las tarifas se verificaron el 24 de septiembre de 2026 con el calendario del Departamento de Estado de EE. UU. (a través de DTMO) y las tarifas de GSA para el ejercicio fiscal 2026 (del 1 de octubre de 2025 al 30 de septiembre de 2026), utilizando las asignaciones de alojamiento de EE. UU. de septiembre de 2026. El departamento de Finanzas revisa y actualiza este calendario anualmente.
Cambridge, Birmingham, Dublín, Riga y San Diego se verificaron el 23 de octubre de 2026. Los cuatro destinos extranjeros utilizan el calendario de DTMO del 1 de octubre de 2026; San Diego utiliza las tarifas de GSA para el ejercicio fiscal 2027 (del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2027), con la asignación de alojamiento aplicable en octubre de 2026.
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Dieta total |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | $127.50 | $71.00 | $198.50 |
| Shanghái | $200.50 | $85.50 | $286.00 | |
| Shenzhen | $129.50 | $73.50 | $203.00 | |
| Hong Kong | $177.50 | $90.00 | $267.50 | |
| Francia 🇫🇷 | París | $255.50 | $86.50 | $342.00 |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | $135.50 | $72.50 | $208.00 |
| Düsseldorf | $159.00 | $75.50 | $234.50 | |
| Núremberg | $114.50 | $66.50 | $181.00 | |
| Múnich | $156.00 | $77.00 | $233.00 | |
| Stuttgart | $129.50 | $68.00 | $197.50 | |
| Irlanda 🇮🇪 | Dublín | $178.00 | $77.50 | $255.50 |
| Italia 🇮🇹 | Roma | $244.50 | $89.50 | $334.00 |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | $173.00 | $61.00 | $234.00 |
| Kenia 🇰🇪 | Nairobi | $125.00 | $38.50 | $163.50 |
| Letonia 🇱🇻 | Riga | $108.50 | $66.00 | $174.50 |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | $226.50 | $96.00 | $322.50 |
| Eindhoven | $117.00 | $70.50 | $187.50 | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | $140.00 | $56.00 | $196.00 |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | $151.00 | $81.00 | $232.00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153.50 | $67.00 | $220.50 |
| Madrid | $199.50 | $69.50 | $269.00 | |
| Málaga | $139.00 | $73.50 | $212.50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Birmingham | $87.00 | $38.50 | $125.50 |
| Cambridge | $138.00 | $71.50 | $209.50 | |
| Londres | $212.00 | $87.00 | $299.00 | |
| Windsor | $126.00 | $54.00 | $180.00 | |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161.25 | $69.00 | $230.25 |
| Las Vegas | $94.50 | $64.50 | $159.00 | |
| Los Ángeles | $143.25 | $64.50 | $207.75 | |
| Santa Clara | $144.00 | $69.00 | $213.00 | |
| Nueva York | $256.50 | $69.00 | $325.50 | |
| San Diego | $156.00 | $64.50 | $220.50 | |
| San Francisco | $204.00 | $69.00 | $273.00 | |
| San José | $144.00 | $69.00 | $213.00 |
Núremberg y Windsor utilizan la tarifa «Otros» de sus respectivos países. Tokio utiliza la tarifa «Ciudad de Tokio».
Metodología 📚#
Cómo calculamos las dietas
Ultralytics calcula las dietas diarias a partir de fuentes oficiales del Gobierno de EE. UU. y las ajusta teniendo en cuenta el tamaño de nuestra empresa y el presupuesto.
| Región | Fuente | Tarifa de Ultralytics |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Tarifas de dietas de la GSA | 75% de la tarifa oficial |
| 🌍 OCONUS | Departamento de Estado de EE. UU. (a través de DTMO) | 50% de la tarifa oficial |
- CONUS = Estados Unidos continental
- OCONUS = Fuera de los Estados Unidos continentales
- Las tarifas se revisan y actualizan anualmente el 1 de enero
Reservas de viaje 🛫#
- Reserva con 14 días de antelación (viajes nacionales)
- Reserva con 21 días de antelación (viajes internacionales)
- Solo clase turista (sin excepciones)
- Se reembolsa por separado de las dietas
- Cubierto por la asignación de alojamiento de las dietas
- No se reembolsa por separado
- Reserva dentro del presupuesto de dietas
- Ubicación adecuada para viajes de negocios
- Cubierto por la asignación M&IE
- Utiliza la opción más económica
- Se permiten taxis, metro, autobús y servicios de coche con conductor
- El alquiler de coches requiere aprobación previa
- Elige opciones eficientes y económicas
- Equilibra el coste con la comodidad
- Los empleados organizan sus propios viajes
- Se requiere la aprobación del responsable
- Compara precios en varias plataformas
- Valora aeropuertos alternativos para conseguir mejores tarifas
- Utiliza el portal de viajes de la empresa si está disponible
- Reserva billetes reembolsables cuando sea posible para tener flexibilidad
Sostenibilidad ♻️#
Prioriza las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Valora estas opciones:
- Videoconferencias para reuniones rutinarias
- Combinar varios viajes en uno solo
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- Transporte público cuando esté disponible
Justificación de gastos 🧾#
Se requieren justificantes para TODOS los reembolsos
- Sube fotos nítidas o archivos PDF
- Incluye los detalles desglosados
- Si es posible, envíalo antes de la fecha límite mensual para los reembolsos
- Una vez aprobado por tu responsable, envíalo por correo electrónico al equipo de finanzas
Excepciones ⚠️#
¿Necesitas una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe contar con la aprobación previa de tu responsable directo antes del viaje.
Casos habituales de excepción:
- Cabina superior para vuelos de más de 8 horas (se aprueba en contadas ocasiones)
- Dietas más elevadas en circunstancias especiales
- Alquiler de coche cuando no haya transporte público disponible
- Estancias prolongadas por motivos de trabajo
Incluye lo siguiente en las solicitudes de excepción:
- Justificación empresarial
- Comparación de costes
- Alternativas valoradas
- ROI o beneficio previsto
Las solicitudes se revisan caso por caso. Calcula 5 días laborables para recibir la aprobación.
