Política de viajes de los empleados de Ultralytics 🌐#
Ámbito 📌#
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos de trabajo. Los empleados son responsables de organizar sus propios viajes y de cumplir las directrices descritas en esta política.
Responsabilidades de los empleados 📋#
Todos los viajes de trabajo deben ser aprobados por tu responsable antes de reservarlos. Es posible que no se reembolsen los viajes no aprobados.
- Los viajes deben ser esenciales para el negocio, rentables y aprobados por tu responsable antes de reservarlos
- Las solicitudes de reembolso deben incluir una descripción clara del motivo de negocio
- Envía los gastos sin demora y, cuando sea posible, antes de la fecha límite mensual de reembolso
Procedimientos de reembolso 💰#
graph TD
A[Travel Need]:::start --> B{Cost Estimate}:::decide
B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]:::proc
B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]:::proc
C --> E[Travel]:::proc
D --> F[Receive Approval]:::proc
F --> G[Receive Payment]:::proc
G --> E
E --> H[Submit Receipts]:::proc
H --> I[Reimbursement/Reconciliation]:::out
classDef start fill:#4CAF50,color:#fff
classDef proc fill:#2196F3,color:#fff
classDef decide fill:#FF9800,color:#fff
classDef out fill:#9C27B0,color:#fffProceso de reembolso estándar:
- Paga personalmente los gastos durante el viaje
- Envía los recibos junto con el motivo de negocio antes de la fecha límite mensual
- Recibe todos los gastos de viaje aprobados juntos en el siguiente lote mensual de reembolsos
La fecha límite mensual es el día natural 25 o el día laborable anterior si el día 25 cae en fin de semana o festivo de la empresa.
Dietas 💳#
Dieta total = Alojamiento + M&IE (comidas, gastos imprevistos y otros gastos)
- Alojamiento
- Todas las comidas (desayuno, comida y cena)
- Propinas y gratificaciones
- Transporte terrestre (taxi, metro y autobús)
- Gastos imprevistos (lavandería, aparcamiento, etc.)
Los empleados que viajen por motivos de trabajo recibirán una dieta diaria en función de su destino. Estas tarifas se revisan anualmente y se actualizan cuando Finanzas publica un nuevo baremo:
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Dieta total |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | $123.50 | $69.00 | $192.50 |
| Shanghái | $187.50 | $80.00 | $267.50 | |
| Shenzhen | $115.00 | $71.00 | $186.00 | |
| Hong Kong | $177.50 | $90.00 | $267.50 | |
| Francia 🇫🇷 | París | $255.50 | $86.50 | $342.00 |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | $135.50 | $72.50 | $208.00 |
| Düsseldorf | $159.00 | $75.50 | $234.50 | |
| Núremberg | $147.50 | $75.50 | $223.00 | |
| Múnich | $156.00 | $77.00 | $233.00 | |
| Italia 🇮🇹 | Roma | $244.50 | $89.50 | $334.00 |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | $187.50 | $65.00 | $252.50 |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | $226.50 | $96.00 | $322.50 |
| Eindhoven | $117.00 | $70.50 | $187.50 | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | $140.00 | $56.00 | $196.00 |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | $152.00 | $75.00 | $227.00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153.50 | $67.00 | $220.50 |
| Madrid | $187.50 | $68.50 | $256.00 | |
| Málaga | $139.00 | $73.50 | $212.50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Londres | $212.00 | $87.00 | $299.00 |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161.25 | $69.00 | $230.25 |
| Las Vegas | $119.25 | $64.50 | $183.75 | |
| Los Ángeles | $143.25 | $64.50 | $207.75 | |
| Santa Clara | $153.50 | $59.50 | $213.00 | |
| Nueva York | $256.50 | $69.00 | $325.50 | |
| San Francisco | $204.00 | $69.00 | $273.00 | |
| San José | $144.00 | $69.00 | $213.00 |
Metodología 📚#
Cómo calculamos las tarifas de las dietas
Ultralytics basa las tarifas diarias de las dietas en fuentes oficiales del Gobierno de EE. UU., ajustadas para reflejar el tamaño y las consideraciones presupuestarias de nuestra empresa.
| Región | Fuente | Tarifa de Ultralytics |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Tarifas de dietas de la GSA | 75 % de la oficial |
| 🌍 OCONUS | Departamento de Estado de EE. UU. | 50 % de la oficial |
- CONUS = Estados Unidos continental
- OCONUS = Fuera de Estados Unidos continental
- Las tarifas se revisan y actualizan anualmente el 1 de enero
Reserva de viajes 🛫#
- Reserva con 14 días de antelación (nacionales)
- Reserva con 21 días de antelación (internacionales)
- Solo clase económica (sin excepciones)
- Se reembolsa por separado de las dietas
- Cubierto por la asignación de alojamiento de las dietas
- No se reembolsa por separado
- Reserva dentro del presupuesto de dietas
- Ubicación adecuada para viajes de negocios
- Cubierto por la asignación de M&IE
- Usa la opción más rentable
- Se permiten taxis, metro, autobuses y servicios de VTC
- Los coches de alquiler requieren aprobación previa
- Elige opciones eficientes y económicas
- Equilibra el coste con la comodidad
- Los empleados organizan sus propios viajes
- Se requiere la aprobación del responsable
- Compara los precios en varias plataformas
- Considera aeropuertos alternativos para obtener mejores tarifas
- Usa el portal de viajes de la empresa si está disponible
- Reserva billetes reembolsables cuando sea posible para tener flexibilidad
Sostenibilidad ♻️#
Da prioridad a las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Considera lo siguiente:
- Videoconferencias para reuniones rutinarias
- Combinar varios viajes en uno solo
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- Transporte público cuando esté disponible
Presentación de gastos 🧾#
Se requieren justificantes para TODOS los reembolsos
- Sube fotos nítidas o archivos PDF
- Incluye los detalles desglosados
- Envíalo antes de la fecha límite mensual de reembolsos cuando sea posible
- Una vez aprobado por el mánager, envíalo por correo electrónico al equipo de finanzas
Excepciones ⚠️#
¿Necesitas una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada previamente por tu responsable directo antes del viaje.
Situaciones habituales de excepción:
- Clase superior para vuelos de más de 8 horas (rara vez se aprueba)
- Dietas superiores en circunstancias especiales
- Coche de alquiler cuando no haya transporte público disponible
- Estancias prolongadas por motivos de trabajo
Presenta las solicitudes de excepción con:
- Justificación empresarial
- Comparativa de costes
- Opciones alternativas consideradas
- ROI o beneficio esperado
Las solicitudes se revisan caso por caso. Deja 5 días laborables para su aprobación.