Política de viajes para empleados de Ultralytics 🌐
Ámbito de aplicación 📌
Esta política se aplica a todos los empleados de Ultralytics que deban viajar por motivos laborales. Los empleados son responsables de realizar sus propios preparativos de viaje mientras cumplen con las directrices descritas en esta política.
Responsabilidades de los empleados 📋
Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por tu gerente antes de realizar la reserva. Los viajes no aprobados podrían no ser reembolsados.
- El viaje debe ser fundamental para el negocio, rentable y aprobado por tu gerente antes de realizar la reserva
- Las reclamaciones de gastos deben incluir una descripción clara del propósito comercial
- Presenta los gastos puntualmente, idealmente dentro del mismo trimestre fiscal en que se incurrieron
Procedimientos de reembolso 💰
graph TD
A[Travel Need] --> B{Cost Estimate}
B -->|Under $3,000| C[Pay Personally]
B -->|$3,000+| D[Request Upfront Approval]
C --> E[Travel]
D --> F[Receive Approval]
F --> G[Receive Payment]
G --> E
E --> H[Submit Receipts]
H --> I[Reimbursement/Reconciliation]
style B fill:#e1f5ff
style D fill:#fff3cd
style C fill:#d4eddaProceso de reembolso estándar:
- Paga los gastos personalmente durante el viaje
- Presenta los recibos después del viaje para su reembolso
- Recibe el pago en un plazo de 7 días laborables
Utiliza una tarjeta de crédito personal con beneficios de viaje para obtener mejores recompensas y protección.
Tarifas de dietas 💳
Dieta total = Alojamiento + M&IE (Comidas, imprevistos y gastos)
Alojamiento Todas las comidas (desayuno, comida, cena) Propinas y gratificaciones Transporte terrestre (taxi, metro, autobús) Costes imprevistos (lavandería, aparcamiento, etc.)
Los empleados que viajen por negocios recibirán una dieta diaria en función de su destino. Las siguientes tarifas se revisan anualmente y se actualizan cuando Finanzas publica un nuevo calendario:
| País | Ciudad | Alojamiento | M&IE | Dieta total |
|---|---|---|---|---|
| China 🇨🇳 | Pekín | 123,50 $ | 69,00 $ | 192,50 $ |
| Shanghái | 187,50 $ | 80,00 $ | 267,50 $ | |
| Shenzhen | 115,00 $ | 71,00 $ | 186,00 $ | |
| Hong Kong | 177,50 $ | 90,00 $ | 267,50 $ | |
| Francia 🇫🇷 | París | 255,50 $ | 86,50 $ | 342,00 $ |
| Alemania 🇩🇪 | Berlín | 135,50 $ | 72,50 $ | 208,00 $ |
| Düsseldorf | 159,00 $ | 75,50 $ | 234,50 $ | |
| Núremberg | 147,50 $ | 75,50 $ | 223,00 $ | |
| Múnich | 156,00 $ | 77,00 $ | 233,00 $ | |
| Italia 🇮🇹 | Roma | 244,50 $ | 89,50 $ | 334,00 $ |
| Japón 🇯🇵 | Tokio | 187,50 $ | 65,00 $ | 252,50 $ |
| Países Bajos 🇳🇱 | Ámsterdam | 226,50 $ | 96,00 $ | 322,50 $ |
| Eindhoven | 117,00 $ | 70,50 $ | 187,50 $ | |
| Portugal 🇵🇹 | Lisboa | 140,00 $ | 56,00 $ | 196,00 $ |
| Singapur 🇸🇬 | Singapur | 152,00 $ | 75,00 $ | $227,00 |
| España 🇪🇸 | Barcelona | $153,50 | $67,00 | $220,50 |
| Madrid | 187,50 $ | $68,50 | $256,00 | |
| Málaga | $139,00 | $73,50 | $212,50 | |
| Reino Unido 🇬🇧 | Londres | $212,00 | $87,00 | $299,00 |
| Estados Unidos 🇺🇸 | Denver | $161,25 | 69,00 $ | $230,25 |
| Las Vegas | $119,25 | $64,50 | $183,75 | |
| Los Ángeles | $143,25 | $64,50 | $207,75 | |
| Santa Clara | $153,50 | $59,50 | $213,00 | |
| Nueva York | $256,50 | 69,00 $ | $325,50 | |
| San Francisco | $204,00 | 69,00 $ | $273,00 | |
| San José | $144,00 | 69,00 $ | $213,00 |
Metodología 📚
Cómo calculamos las dietas
Ultralytics basa las dietas diarias en fuentes oficiales del gobierno de EE. UU., ajustadas para reflejar el tamaño y las consideraciones presupuestarias de nuestra empresa.
| Región | Fuente | Tarifa de Ultralytics |
|---|---|---|
| 🇺🇸 CONUS | Tarifas de dietas GSA | 75% de la oficial |
| 🌍 OCONUS | Departamento de Estado de EE. UU. | 50% de la oficial |
- CONUS = Estados Unidos continental
- OCONUS = Fuera de los Estados Unidos continental
- Tarifas revisadas y actualizadas anualmente el 1 de enero
Reserva de viajes 🛫
- Reserva con 14 días de antelación (nacional)
- Reserva con 21 días de antelación (internacional)
- Solo clase turista (sin excepciones)
- Se reembolsa por separado de las dietas
- Cubierto por la dieta de alojamiento
- No se reembolsa por separado
- Reserva dentro del presupuesto de dietas
- Ubicación adecuada para negocios
- Cubierto por la dieta de manutención (M&IE)
- Utiliza la opción más rentable
- Taxi, metro, autobús, transporte compartido permitidos
- Los coches de alquiler requieren aprobación previa
- Elige opciones eficientes y económicas
- Equilibra el coste con la comodidad
- Los empleados organizan sus propios viajes
- Se requiere la aprobación del gerente
- Compara precios en múltiples plataformas
- Considera aeropuertos alternativos para obtener mejores tarifas
- Utiliza el portal de viajes de la empresa si está disponible
- Reserva billetes reembolsables siempre que sea posible para mayor flexibilidad
Sostenibilidad ♻️
Prioriza las reuniones virtuales siempre que sea posible para minimizar el impacto medioambiental. Considera:
- Videoconferencias para reuniones rutinarias
- Combinar múltiples viajes en uno solo
- Vuelos directos para reducir las emisiones
- Transporte público siempre que esté disponible
Informe de gastos 🧾
Se requieren recibos para TODOS los reembolsos
- Sube fotos claras o archivos PDF
- Incluye detalles desglosados
- Presenta dentro del mismo trimestre fiscal
- Utiliza el sistema de gestión de gastos Rippling
Excepciones ⚠️
¿Necesitas una excepción?
Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada previamente por tu gerente directo antes del viaje.
Escenarios comunes de excepción:
- Cabina premium para vuelos de más de 8 horas (raramente aprobada)
- Dieta diaria superior para circunstancias especiales
- Coche de alquiler cuando el transporte público no esté disponible
- Estancias prolongadas por motivos de trabajo
Envía las solicitudes de excepción con:
- Justificación empresarial
- Comparativa de costes
- Opciones alternativas consideradas
- Retorno de inversión o beneficio esperado
Las solicitudes se revisan caso por caso. Deja pasar 5 días laborables para su aprobación.