Política de hardware 💻#

Finalidad y ámbito de aplicación#

Esta política describe la provisión, la gestión y la seguridad de todo el hardware que utiliza el personal de Ultralytics. Su finalidad es garantizar que todo el mundo disponga de las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo eficazmente y, al mismo tiempo, proteger los activos y los datos de la empresa. Esta política se aplica a todo el personal, ya sea a jornada completa, a tiempo parcial o con contrato.

Ciclo de renovación del hardware 🔄#

Ciclo de renovación de 2 años

Todo el personal puede renovar su hardware cada dos años.

Así garantizamos que nuestro equipo disponga de herramientas modernas y eficientes.

Fuera del ciclo estándar

Las solicitudes de sustitución fuera del ciclo de 2 años requieren la aprobación directa del responsable, según las necesidades de rendimiento o un fallo del hardware.

Equipamiento informático estándar 🖥️#

Nota: El MacBook Pro pesa más que el MacBook Air y puede ser menos adecuado para el personal que viaja con frecuencia.

Idioma del teclado

Asegúrate de pedir la distribución de teclado correcta para tu idioma al solicitar el equipo.

Configuraciones personalizadas#

Requiere la aprobación del responsable

Cualquier configuración de hardware distinta de las dos opciones estándar indicadas anteriormente se considera una excepción y requiere:

• Aprobación directa del responsable
• Una justificación empresarial clara
• Aprobación por escrito antes de realizar el pedido

Proceso de equipamiento para nuevas incorporaciones 📦#

Proceso estándar: modelo híbrido con alta presencialidad

Ultralytics organiza días de referencia presenciales (martes, miércoles y jueves) para quienes viven a una distancia razonable de nuestras oficinas de Londres, Madrid, Shenzhen o Nueva York. Planifica acudir a la oficina y colaborar en persona esos días; los lunes y viernes se adaptan al trabajo centrado en la ejecución.

Tu responsable coordinará con el equipo de informática para que el equipo esté listo en tu oficina el primer día. El equipo incluye el ordenador, todos los accesorios y un espacio de trabajo completamente preparado para cuando llegues: ¡solo tienes que conectarte y empezar a trabajar!

Excepción: personal en remoto

Para los pocos puestos aprobados en remoto (fuera de una distancia razonable de desplazamiento):

1. Pide por tu cuenta la configuración de equipo aprobada
2. Envía los recibos a Finanzas para que te reembolsen los gastos
3. Sigue los procedimientos de reembolso estándar
4. Confirma los detalles de la compra con tu responsable antes de realizar el pedido
5. Cuenta con desplazarte para participar en sprints presenciales importantes cuando sea necesario

Accesorios estándar#

Sustituciones y mejoras de hardware 🔧#

Este proceso se aplica cuando se sustituye un dispositivo existente por uno nuevo (no para nuevas incorporaciones).

Proceso de sustitución#

Empieza solicitando a tu responsable la aprobación de la sustitución, que se concede automáticamente si estás dentro del ciclo de renovación de 2 años, pero requiere una justificación empresarial si estás fuera del plazo estándar. Una vez aprobada, elige el dispositivo al que tienes derecho (MacBook Air o MacBook Pro) según los requisitos de tu puesto y tus necesidades de portabilidad. Pide el dispositivo nuevo directamente a Apple, selecciona la opción de entrega a cambio durante el proceso de compra e indica el número de serie del dispositivo que ya tienes.

Cuando recibas el dispositivo nuevo, migra todos los datos del dispositivo antiguo y comprueba a fondo que funciona correctamente antes de devolverlo. Envía el dispositivo antiguo a Apple con el kit de entrega a cambio proporcionado y sigue las instrucciones de Apple Trade In. Por último, presenta la compra para que Finanzas te reembolse el importe siguiendo sus procedimientos. Se te reembolsará el coste neto (el precio del dispositivo nuevo menos el crédito por la entrega a cambio), no el precio completo del dispositivo nuevo.

Requisitos de aprobación y reembolso

Tu responsable y el equipo de Finanzas deben ver los detalles completos del pedido, incluidos:

• Precio del dispositivo nuevo
• Crédito estimado por la entrega a cambio del dispositivo antiguo
• Coste neto que se reembolsará

Política sobre dispositivos móviles 📱#

No forma parte del equipamiento estándar

Los dispositivos móviles proporcionados por la empresa requieren la aprobación del responsable y una justificación empresarial clara.

Requisitos y justificación#

Proceso de aprobación#

Gestión y seguridad de dispositivos 🔒#

Rippling MDM: requisito obligatorio#

Requisito de seguridad crítico

TODOS los dispositivos utilizados para trabajar DEBEN tener Rippling MDM instalado

Esto se aplica a:

• MacBook Air/Pro
• Dispositivos con Windows 11 (se requiere Windows 11 Pro)
• iPad
• iPhone
• Dispositivos Android
• Dispositivos personales (BYOD)

Instalación obligatoria:

• Instálalo desde la página de inscripción de dispositivos de tu cuenta de Rippling
• Debe estar instalado antes de acceder a cualquier dato de la empresa
• Si no lo instalas, se bloqueará el acceso a los recursos de la empresa

Políticas de seguridad y cumplimiento#

Todos los dispositivos deben cumplir estos requisitos de seguridad, aplicados mediante Rippling MDM:

Aplicación estricta del cumplimiento

Dispositivos sin Rippling MDM configurado correctamente:

• ❌ No se permite su uso para trabajar
• ❌ Se bloquea su acceso a los recursos de la empresa
• ❌ No pueden acceder al correo electrónico, Slack ni a las herramientas internas

Política de trae tu propio dispositivo (BYOD) 🤝#

Aprobación limitada

Aunque el hardware proporcionado por la empresa es la opción habitual, se pueden usar dispositivos personales en circunstancias limitadas y aprobadas previamente.

Requisitos para BYOD#

Recomendación

Se recomienda encarecidamente el hardware proporcionado por la empresa frente a BYOD para:

• Mejor seguridad y cumplimiento
• Asistencia estandarizada
• Sin riesgos asociados a dispositivos personales
• Separación clara entre el trabajo y la vida personal

Cuidado, mantenimiento y asistencia 🛠️#

Responsabilidad del empleado#

Notificación de daños o pérdidas#

Notifícalo inmediatamente al equipo de asistencia de TI

Slack: canal #help-it

Notifica inmediatamente cualquiera de los siguientes problemas:

• Daños físicos en el equipo
• Dispositivo perdido o robado
• Avería del hardware
• Sospecha de incidentes de seguridad o virus

Propiedad y devolución del hardware 📋#

Propiedad#

Propiedad de la empresa

Todo el hardware comprado o reembolsado por Ultralytics es propiedad de la empresa.

Proceso de devolución al dejar la empresa#

Coordínate con tu responsable y el departamento de TI para devolver todo el equipo en tu último día:

• Entrega en persona en la oficina (opción habitual)
• Si es necesario, el equipo de TI proporciona etiquetas de envío prepagadas
• Todo el equipo debe devolverse en un plazo de 3 días laborables

Lista de comprobación para la devolución del equipo

Antes de devolver el equipo:

• Haz una copia de seguridad de tus archivos personales (no debes guardar nada personal en el dispositivo)
• Cierra sesión en todas las cuentas
• Elimina los datos personales
• No es necesario restablecer los valores de fábrica (se encargará de ello el equipo de TI)
• Incluye todos los accesorios (cargadores, cables, etc.)

Proceso de reembolso 💰#

Todas las compras de hardware deben seguir los procedimientos habituales de reembolso de la empresa:

Consejos para solicitar reembolsos

• Envía todos los recibos al equipo de Finanzas
• Incluye una descripción clara de la finalidad empresarial
• Para consultar los procedimientos detallados, consulta el Manual de Finanzas
• Los gastos aprobados y presentados antes de la fecha límite mensual se abonan juntos en el siguiente lote de reembolsos